أنظمة حلول الأعمال الإدارية

أنظمة تسهيل لحلول الأعمال الإدارية تساعد المنشآت على أتمتة أجراءات الأعمال الإدارية لتوفير البساطة والسهولة للموظفين والعملاء ، حيث يمكن الإعتماد عليها لإنجاز الأعمال والإجراءات اليومية المختلفة.


نظام الاتصالات الإدارية (DMS)

يقوم نظام الإتصالات الإدارية بتغطية الاحتياجات المتعلقة بمعاملات الاتصالات الإدارية (الصادرة والواردة) داخليا وخارجيا باستخدام أفضل الممارسات ، يقوم النظام بإدارة العمليات المختلفة للوثائق الصادرة والواردة من تسجيل وحجز قيود وطباعة الباركود والتصوير والأرشفة والإرفاق والربط للمعاملات ذات العلاقة مع امكانية الإحالة والتوجيه والاستعراض والبحث والمتابعة والتحرير مع ضمان درجة عالية من الحماية والسرية حسب صلاحية المستخدم ، بالإضافة الى خصائص أخرى كالربط مع نظام الفاكس ، خاصية قراءة المحتوى ، المناقشات ، وعمليات الترابط وغيرها.


نظام الأرشفة الإلكترونية (Archiving)

نظام الأرشفة الإلكترونية يتعامل مع الوثائق من مصادرها المختلفة (الاتصالات الإدارية وغيرها) حيث يستخدم النظام لتسجيل وتخزين ومعاينة الوثائق وبياناتها وتصنيفها وفهرستها والتدقيق على جودتها ، بالإضافة الى بيانات مكان حفظها فيزيائيا وعمليات خروجها ودخولها من الأرشيف الكترونيا ، مع إمكانية مشاركة الوثائق مع الأنظمة الأخرى الكترونيا بأفضل الطرق والممارسات المتبعة.


نظام الموارد البشرية (HCM)

نظام شؤون الموظفين يقوم بأتمتة و إدارة كافة العمليات والإجراءات المتعلقة بالموظفين ، يتكون النظام من عدة برامج والتي تبدأ بقاعدة بيانات الموظفين ، الحضور والانصراف ، الإجازات ، السفر والانتداب ، التدريب والتقييم ، التوظيف ، بداية الخدمة ونهايتها ، برنامج حساب الرواتب والحسميات والبدلات والمكافئات ونهاية الخدمة بالإضافة الى تطبيقات أخرى ، حيث تتم جميع العمليات على مبدأ الخدمات الالكترونية للموظفين ، كما أنها لا تسهل عمل الموارد البشرية فقط بل تمتد الى كامل المنظمة بأتمتة مسارات عمل الإجراءات والتنبيهات بما يتماشى مع معاير الجودة العالمية وذلك لمساعدة المنشآت على مواكبة التطورات الحالية وتحسين كفاءة إدارات الموارد البشرية في انجاز ومتابعة الإجراءات والطلبات اليومية عن طريق تدفق اجرائي مؤتمت لجميع العمليات والتفاعل مع المستخدمين الكترونيا. تمكنت تسهيل من تطبيق نظام الموارد البشرية لدى عدد كبير من الجهات (الحكومية والخاصة) وذلك بتطبيق أفضل الممارسات المتعارف عليها والتي تتوافق تماما مع أنظمة وزارة الخدمة المدنية ووزارة العمل بالإضافة الى وجود فريق استشاري مختص في تحليل احتياجات الجهات المستفيدة وتطبيق السياسات والاجراءات باستخدام أفضل الممارسات.


نظام الرواتب (E-Payroll)

نظام الرواتب هو مكمل لنظام الموارد البشرية من حيث الترابط والتكامل ، يختص نظام الرواتب والمكافآت بخصائص ووظائف متعددة منها اتمتتة عمليات تجهيز وحساب ودفع الرواتب الشهرية للموظفين ، حساب الخصميات والمكافآت كنهاية الخدمة وبدل التعيين وبدل النقل وخلافه ، حساب ودفع استحقاقات الموظفين من نهاية خدمة ، ورصيد إجازات وتذاكر وإقامات وتأمين ، حساب ودفع أجور خارج الدوام مع وجود خاصية الربط والتكامل مع نظام الموارد البشرية لبيانات الحضور والانصراف والإجازات والانتداب وغيره واصدار المسيرات وإيصالات الدفع المختلفة لهذه الأعمال بصورة الكترونية ، إضافة لذلك تمكنت تسهيل من تطبيق عمليات الربط مع الأنظمة المالية المختلفة ذات العلاقة بهذه العمليات وذلك من أجل تحقيق اعلى استفادة ممكنة من التقنية وتقليل حدوث الأخطاء. وكجزأ لا يتجزأ من النظام تم تطوير مكونات خاصة بتخطيط ودراسة عمليات تعديل الأجور وانعكاسها ومقارنتها ببعضها واستخراج التقارير المطلوبة وذلك لدعم القرارات ومن ثم تطبيقها مع الحفاظ على جميع البيانات التاريخية وحيث أن كل ذلك يتم بصورة الكترونية وبأعلى درجات السرية.


نظام الميزانية والمالية (BAS)

يقوم نظام الميزانية والمالية بإدارة كافة العمليات المالية بداية من عمليات الميزانية ، اعداد بنود الأبواب للميزانية ، ادارة النفقات والارتباطات ، التعديلات (الزيادة والتخفيض والمناقلة) للاعتمادات والتكاليف. بالإضافة الى ادارة ومتابعة الاجراءات والعمليات المالية اليومية ، أوامر الصرف والدفع (الحصر والتدقيق والإجازة) ، اليومية العامة ، وسائل الدفع المختلفة ، الصندوق ، التسويات والعقود. يقوم نظام الميزانية والمالية بأتمتة الإجراءات اليومية والشهرية والسنوية للميزانية والحسابات ، يستطيع أيضا دعم أتمتة مسار العمل ، الموافقات وإدارة العمليات المالية واصدار أوامر الدفع والصرف ومتابعتها بصورة الكترونية وذلك حسب نظام وزارة المالية وبما يتوافق مع أنظمة المشتريات الحكومية.


نظام المشتريات والمخزون (IPS)

يقوم نظام المشتريات والمخزون بأتمتة العمليات والوظائف والمشتريات المرتبطة بالمخزون الخاص بك ، فيتم بذلك متابعة المخزون والكميات وحركتها وإدارتها والتحكم بالمصروفات وتتبع النفقات وذلك تماشيا مع سياسية وإجراءات الجهة المستفيدة.


نظام اللجان والإجتماعات (MMS)

نظام اللجان والإجتماعات يعمل على إداراة كافة العمليات المتعلقة بتكوين باللجان وعقد الإجتماعات ، حيث يمكن النظام إنشاء عدد غير محدود من اللجان (داخلية ، وخارجية ، ودولية) وتسجيل بياناتها وأعضائها وتحديد مواعيد الإجتماعات بالتاريخ والوقت مع إمكانية إرسال تنبيه لأعضاء اللجنة بوقت الإجتماع أو أي تعديل يطرأ عن طريق وسائل الاتصال المختلفة ، يقوم النظام ببناء ملف الكتروني للجنة يحتوي على جميع البيانات كالأهداف وجدولة المواعيد وأجندة الاجتماعات والتوصيات الصادرة مع امكانية طباعة الأجندة ومحاضر الاجتماعات ومشاركتها مع الأعضاء بالبريد الالكتروني.


نظام متابعة المشاريع (PFRS)

نظام متابعة المشاريع يستخدم لمتابعة سير إجراءات المشاريع المختلفة ضمن جميع مراحلها (دورة حياة المشروع) بداية من عملية طلب الاعتماد وإنشاء ملف مشروع جديد مرورا بعمليات اعداد الوثيقة وفتح المظاريف والدراسة والترسية والتوقيع والتنفيذ والتسليم والتشغيل والصيانة ، يعمل النظام بالتكامل مع النظام المالي لمتابعة المستخلصات المدفوعة والمتبقية ضمن مبلغ الارتباط المالي المخصص للمشروع مع اعطاء صورة عن وضع الارتباطات المالية المختلفة ضمن أبواب الميزانية ، بالإضافة الى امكانية تكامله مع أنظمة إدارة المشاريع لقراءة البيانات الأخرى ذات العلاقة ، يوفر النظام تقارير احصائية وبيانية لمتابعة نسبة الانجاز (سير الأعمال والاجراءات) ، الوضع المالي (المصروف والمتبقي) ، الوضع الزمني (المجدول والفعلي).


نظام إدارة الحالات/القضايا (CMS)

نظام إدارة الحالات تشمل كامل أدوات تسجيل ومتابعة الحالات من وقت إنشائها ، احالتها الى ذوي الاختصاص بالادارات المختلفة ، اتخاذ الاجراءات ، حتى يتم اكتمال دورة حياة الحالة ومن ثم اغلاقها وحفظها الكترونيا.
يتكون النظام من وحدات مختلفة يسمح للمستخدمين بتسجيل وتحديث بيانات الحالة حسب أدوارهم ومهامهم وصلاحياتهم إبتداء من إنشاء الحالة وتحديد الجهه المختصة ، تسجيل تفاصيل الحالة مثل المواضيع والاجراءات والأسماء والوثائق والتحديثات وغيرها ، نوع الحالة والتفاصيل والأدلة وغيرها من المعلومات ، يعمل النظام بالتكامل مع الأنظمة الأخرى حيث يمكن ربطه مع الأنظمة ذات العلاقة كنظام الأحوال المدنية أونظام الجوازات أو الأدلة الجنائية أو غيرها.
تم تطبيق النظام في عدة جهات مختلفة كما تم تعديله ليتناسب مع إحتياجات وطريقة عمل تلك الجهات حسب الأنظمة المتبعة.


نظام الدعم الفني (Helpdesk)

نظام الدعم الفني يقوم بإدارة ومتابعة وظائف ومهام الدعم الفني للمنشأة وذلك لتقديم الخدمات الفنية الداخلية للإدارات أو الخارجية للعملاء حيث يمكن ربطة مع البوابات الألكترونية على الأنترنت لغرض خدمة العملاء أواستخدامه بواسطة فريق الدعم الفني عن طريق مركز الاتصال وتسجيل البلاغات ومن ثم يتم توجيهه الى الإدارات المعنية من أجل عمل اللازم وإغلاق البلاغ مع توفر أدوات التفاعل والتنبيه بصورة الكترونية.


نظام التقارير والاحصائيات (RMS)

نظام تسهيل للدعم الفني هو أحد الحلول ضمن مجموعة أنظمة تسهيل حيث يقوم بأتمتة وظائف ومهام الدعم الفني للمنظمة والتي تتضمن إدارة الإتصالات، مراقبة الإتصالات، الإدارة المعرفية، حل المشاكل، وإمكانية الدعم الذاتي ويوفر موقع مركزي لتسجيل مكالمات الدعم والطلبات.


نظام إدارة الأنظمة والصلاحيات (AMS)

نظام تسهيل للدعم الفني هو أحد الحلول ضمن مجموعة أنظمة تسهيل حيث يقوم بأتمتة وظائف ومهام الدعم الفني للمنظمة والتي تتضمن إدارة الإتصالات، مراقبة الإتصالات، الإدارة المعرفية، حل المشاكل، وإمكانية الدعم الذاتي ويوفر موقع مركزي لتسجيل مكالمات الدعم والطلبات.